IDARA YA UENDESHAJI NA UTUMISHI

Madhumuni

Kutoa huduma za kitaalam za utawala, uendeshaji na usimamizi wa rasilimali watu ya Wizara.

Kazi za Idara

1. Kutoa ushauri wa kimkakati wa uendeshaji na usimamizi wa rasilimali watu yakiwemo ajira, maendeleo ya rasilimali watu, mafunzo, nidhamu, ubakizaji watumishi, usimamizi wa utendaji, na maslahi wa watumishi.
2. Kuhakikisha matumizi sahihi, na usimamizi wenye ufanisi wa rasilimali watu kwenye Wizara.
3. Kukusanya, Kuchambua, kuhifadhi, taarifa za rasilimali watu, na kusambaza taarifa za mipango ya maendeleo ya rasilimaki watu
4. Kutoa ushauri kwa Ofisi ya Rais, Utumishi wa Umma na Utawala Bora kuhusu maudhui na matumizi ya Sera ya Menejimenti ya Utumishi wa Umma na Sheria za Utumishi wa Umma,
5. Kutoa takwimu na taarifa mbali mbali za rasilimali watu za wakati uliopo
6. Kutoa hududma za kiutawala na maendeleo ya kitaasisi.
7. Kuandaa na kushughulikia mafao ya watumishi wanaoacha kazi.
8. Kutoa ushauri kwa Katibu Mkuu kuhusu mambo ya rasilimali watu
9. Kutafsiri na kuhakikisha ufanisi katika utekelezaji wa shughuli mbali mbali zinazoagizwa na mamlaka mbalimbali

Idara hii imegawika katika sehemu kuu mbili, nazo ni

• Sehemu ya Utawala na Uendeshaji

  Majukumu

  1. Kutafsiri na kuhakikisha uzingatiaji wa Kanuni za Utumishi wa Umma, Kanuni za Kudumu na sheria za Kazi.
  2. Kuwezesha uwepo wa mahusiano stahili miongoni mwa watumishi.
  3. Kusimamia masuala yote ya itifaki
  4. Kusimamia huduma za ulinzi, usafirishaji na usafi wa mazingira
  5. Kusimamia huduma za vifaa vya ofisi, matengenezo ya majengo, na usafi wa ofisi.
  6. Kuratibu uzingatiaji wa maadili na thamani ya heshima Wizarani
  7. Kusimamia uzingatiaji wa masuala mtambuka kama vile jinsia, watu wenye ulemavu, VVU / UKIMWI na magonjwa yasiyo ya kuambukiza.
  8. Kuratibu utekelezaji wa ushirikishwaji wa sekta binafsi katika wizara.
  9. Kuratibu maandalizi na utekelezaji wa bajeti ya Mwaka ya Idara ya Utawala.
  10. Kuratibu utekelezaji wa mkakati wa kuinua kiwango cha utendaji wa ndani ya wizara.
  11. Kutoa ushauri wa kuinua ufanisi wa miundo ya ndani ya wizara
  12. Kuratibu utekelezaji wa Mktaba wa Huduma kwa Mteja kwa Wizara (Client Service Charter)

• Sehemu ya Usimamizi wa Rasilimali watu

  Majukumu

  1. Kuratibu ajira na uteuzi ya watumishi wapya, upangaji watumishi, kuthibitishwa kazini, upandishwaji vyeo, na uhamisho ndani ya wizara
  2. Kutoa huduma za Masjala, Utarishi, na Kumbukumbu za Ofisi.
  3. Kuandaa Mpango wa Rasilimali watu na kutambua mahitaji ya wataalamu ya Wizara
  4. Kusimamia maandalizi na malipo ya mishahara
  5. Kuratibu utekelezaji wa Mfumo wa Wazi wa Upimaji Utendaji Kazi, kutathmini matokeo ya upimaji, kuandaa taarifa, na kufuatilia utekelezaji wa matokeo ya upimaji.
  6. Kushughulikia likizo mbali mbali za watumishi
  7. Kuandaa mafao na stahili za watumishi wanaoondoka kazini
  8. Kuandaa makisio ya mishahara na posho za watumishi za mwaka.
  9. Kuandaa na kuwezesha utekelezaji wa mpango wa mfululizo wa kurithishana ndani ya Wizara.
  10. Kuwezesha mafunzo kazini kwa watumishi wapya wa Wizara.
  11. Kuendesha tathmini ya mahitaji ya mafunzo kwa watumishi, mpango wa mafunzo, na kufuatilia utekelezaji wake ndani ya wizara.
  12. Kutekeleza jukumu la huduma za Sekreterieti ya Kamati ya Ajira na Maendeleo ya Watumishi ya Wizara.
  13. Kupokea, kuchambua na kuratibu taarifa mbalimbali zinazohusu rasilimali watu ndani ya wizara na taasisi zake.

MAJUKUMU YA OFISI KUU PEMBA

Kuratibu na kusimamia shughuli zote za Wizara ya Katiba na Sheria kwa upande wa Pemba.

KITENGO CHA UHASIBU

Madhumuni

Kutekeleza majukumu ya usimamizi wa mifumo ya fedha kwa mujibu wa taratibu zinazo zingatia maadili na kutoa huduma zenye kiwango za utunzaji mahesabu.

Kazi za Kitengo

1. Mishahara
   • Kuandaa malipo ya mishara na makto ya kisheria.
   • Kusimamia msihahara
   • Kusimamia bajeti ya mishahara na stahili za watumishi
   • Kutunza kumbukumbu za mahesabu
2. Ofisi ya Malipo

   Kuwasilisha Ankara za malipo / kusimamaia hundi toka Hazina/ Ripoti za Fedha nk

3. Ofisi ya Mapato
   • Kukusanya na kutunza kumbukumbu za mapato
   • Usulishi wa Benki nk
4. Pencheni
5. Bajeti
6. Ukaguzi wa Ndani

KITENGO CHA UKAGUZI WA NDANI

Madhumuni

Kutoa huduma za uhakiki wa uhalisia wa thamani ya fedha (value for money) na matumizi sahihi ya na yenye ufanisi kwenye matumizi ya rasilimali za umma.

Kazi za Kitengo

1. Mapitio ya Taarifa za udhibiti wa matumizi
2. Mapiutio na uhakiki wa uzingatiaji taratibu na mifumo ya kisherai ya fedha
3. Ukaguzi wa Miiradi
4. Mpango wa udhibiti wa mwaka – Annual Audit Plan

KITENGO CHA UGAVI NA MANUNUZI

Madhumuni

Kutoa huduma na kitaalam katika manunuzi, utunzaji na ugawaji wa bidhaa na huduma katika Wizara.

Kazi za Kitengo

1. Kutoa ushauri kwenye manunuzi ya huduma an bidhaa kwa mujibu wa Sheria ya Manunuzi
2. Endeleza Mpango wa Manunuzi
3. Kufanya manunuzi, ugavi, wa bidhaa na huduma
4. Kusimamia ununuzi wowote na uuzaji wa mali za Wizara kwa njia ya Zabuni isipokuwa usuluhishi na kutunuku zabuni
5. Kuratibu shughuli za Bodi ya Zabuni ya Wizara
6. Kutekeleza maamuzi ya Bodi ya Zabuni ya Wizara
7. Kufanya kazi kama Sekritarieti ya Bodi ya Zabuni ya Wizara
8. Kuandaa mpango wa Ununuzi na Uuzaji wa mali za Wizara kwa njia ya Zabuni
9. Kupendekeza ununuzi na uondoshaji wa mali za Wizara kwa utaratibu wa zabuni
10. Kukagua na kuainisha upungufu wa mahitaji katika Wizara na kutoa tamko kuhusu mahitaji hayo
11. Kuandaa nyaraka za zabuni kwa ajili wazabuni kushiriki
12. Kuandaa matangozo ya fursa za zabuni
13. Kuandaa rasmu za Mikataba
14. Kutoa mikataba iliyothibitishwa na kusainiwa
15. Kuandaa na kuhifadhi kumbukumbu za mchakato wa ununuzi na uuzaji wa mali za Wizara
16. Kuandaa na kutunza orodha au kitabu cha mikataba yote ambayo Wizara imetunuku
17. Kuandaa taarifa za kila mwezi kwa ajili ya Bodi ya Zabuni ya Wizara
18. Kuandaa taarifa ya kila robo ya mwaka juu ya utekelezaji wa mpango wa ununuzi na kuwasilisha katika kikao cha menejimenti ya Wizara
19. Kuratibu kazi za ununuzi na uondoshaji wa mali za serikali katika Idara na vitengo vyote vya Wizara; na
20. Kuandaa taarifa nyinginezo kadri zitakavyo hitajika muda wowote.

KITENGO CHA MAWASILIANO NA UMMA

Madhumuni

Kuratibu uzalishaji, usambazji na uelimishaji wa habari za huduma za sheria kwa madhumuni ya kuweka mazingira sahihi ya uelewa, na mitazamo kwa wadau na jamii kuhusu mifumo ya sheria na taswira ya SMZ.

Kazi za Kitengo

1. Kusimamia na kuratibu kazi za Idara, kutayarisha bajeti ya idara, kushiriki vikao vya menejimenti
2. Kuratibu kazi za maendeleo katika sekta ya habari
3. Kuratibu habari za Wizara na kuzitoa kwa wahusika kwa mujibu wa kanuni
4. Kusimamia utafiti wa habari
5. Kutoa ushauri wa kitaalamu katika fani ya habari kwa viongozi wakuu
6. Kutoa ushauri wa kitaalamu katika fani ya habari kwa taasisi zilizo chini ya wizara
7. Kushiriki mijadala mbalimbali na vyombo vya habari kuhusu masuala yanayohusu wizara
8. kuisemea wizara
9. kusimamia na kubadilidha taarifa za katika tovuti na mitandao ya kijamii

KITENGO CHA TEKNOLOJIA HABARI NA MIFUMO YA MAWASILIANO

Madhumuni

Kutoa huduma na utaalam kwenye mikakati na malengo ya Wizara kupitia matumizi yenye kiwango na uhakika ya mifumo ya Habari na mwasiliano ndani ya wizara.

Kazi za Kitengo

1. Kutekeleza sera ya TEHAMA na serikali –mfumo (e-Government strategy);
2. Kuendeleza kutekeleza na masuala ya TEHAMA pamoja na Sera ya Serikali Mtandao (e-Government Policy) Wizarani
3. Kuratib uwajishwaji na Uwendelezaji wa mkakati wa Mfumo wa Teknojia ya Habari na Mawasiliano
4. Kushauri Uongozi wa Ofisi juu ya Matumizi Mazuri ya vifaa vya TEHAMA na PROGRAMU zake
5. Kuratib maendeleo ya uhifadhi wa program katika kuhakikisha usalama wa Taarifa za ofisi
6. Kuhakikisha kuwa vifaa vya TEHAMA na programu zake zinatunzwa ipasavyo
7. Kuratibu na kutoa ushauri wa manunuzi ya vifaa na programu za TEHAMA
8. Kuanzisha na kuratibu matumizi ya Mawasiliano ya kielekitroniki kwenye Local Area Network (LAN) na Wide Area Network (WAN)
9. Kufanya utafiti na kushauri maeneo ambayo TEHAMA inaweza kutumika ili iwe chombo cha kuhuisha utoaji wa huduma Wizarani.